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A transformação digital no governo do estado

A transformação digital no governo do estado

Há 3 anos começou o projeto de modernização dos sistemas tributários na Secretaria da Fazenda do Paraná, o que originalmente contemplaria os impostos de IPVA, ITCMD, ICMS e Simples Nacional. A premissa, era primeiramente integrar os diversos sistemas que estão hoje dispersos para permitir uma arrecadação mais eficiente montando um perfil para cada contribuinte, detectando possíveis riscos de inadimplência e automatizando os processos existentes.

A primeira etapa, compreendida pelo IPVA e ITCMD, além de tentar atingir os pontos previamente descritos, esperava o seguinte:

IPVA. Automatização e maior precisão no cálculo do imposto, melhoras na aparência e navegação da ferramenta com uma interface gráfica.

ITCMD. Automatização no cálculo de declarações de oficio, simplicidade para o contribuinte no preenchimento de uma declaração de ITCMD, capacidade de solicitar isenções e imunidade através do portal e não através de um protocolo judicial, diminuição da dependência dos cartórios e advogados permitindo que a declaração fosse mais simples de entender.

O projeto foi financiado pelo Banco Mundial entendendo que a modernização dos sistemas tributários e o aumento na eficiência da arrecadação é um dos pilares de desenvolvimento mundialmente.

Foi formada uma equipe que incialmente tinha 10 pessoas trabalhando no projeto 100% focadas nele mas que depois foi aumentando no decorrer do tempo, um dos principais problemas foi provavelmente ter iniciado sem ter todas as habilidades necessárias para o correto desenvolvimento, o que acabou em atrasos nos prazos.

Por outro lado, no começo foi um processo duro pois, embora tínhamos um forte setor trabalhando na parte de gestão de mudanças, muita gente era contra a atualização, pois muita da gente dentro da SEFA são pessoas que há anos trabalham com os sistemas atuais e não estavam com vontade de aprender um sistema novo.

Foram feitas varias campanhas para dar uma melhor visão das vantagens que teria o novo sistema não só para a SEFA e o contribuinte mas para os auditores fiscais.

Dentro das vantagens, foram enfatizadas a facilidade de uso e a concentração das informações da pessoa num ponto só sem ter que navegar entre distintos sistemas dependendo do imposto.

Uma vez com a equipe formada e com o cliente disposto a trabalhar no projeto, a metodologia utilizada foi uma mistura de Scrum com Cascata, na verdade de Scrum só tinha alguns nomes como User Story e Daily Meeting, porém nunca se usou realmente esse framework.

Por muito tempo o modelo cascata predominou mas a constante alteração de escopo e requisitos fez que houvesse uma mudança para Kanban, permitindo uma melhor visibilidade das tarefas feitas e as pendentes.

Mesmo assim, o escopo não parava de mudar e assim, depois de dois anos, foi finalmente implementado Scrum, tomando como piloto o ITCMD:

Foram formadas 3 squads, cada uma com diferentes funcionalidades a serem desenvolvidas entre as quais o primeiro desafio foi mudar o mindset das pessoas, pois não existiria mais uma área de teste e outra de desenvolvimento, agora seria uma área só com todos como responsáveis pelas entregas. Embora foi algo complicado as primeiras duas semanas (Sprint 1) a equipe adaptou-se de forma surpreendente o que permitiu que as entregas ganhassem uma velocidade nunca antes vista e permitisse que o produto de ITCMD entrasse em produção.

Pouco tempo depois e diante do sucesso do ITCMD usando Scrum, IPVA foi pelo mesmo caminho.

Hoje, o projeto está quase no fim e as funcionalidades não param de ser desenvolvidas o que permite que cada Sprint sejam liberados novos cenários para homologação e que são potencialmente aplicáveis para o ambiente de produção.

Ao longo dessa jornada, percebi que, a falta de pelo menos um dos principais pilares em todo processo de transformação digital, pode trazer diversas consequências tanto financeiras como legais. Hoje tenho aprendido que não é uma questão apenas da tecnologia utilizada ou de ter pessoas que conheçam essa tecnologia, é necessário considerar cada uma das variáveis para que o processo tenha sucesso: O objetivo, a equipe, as gestão da mudança e os custos. 

The Business Change
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